Abteilungssekretär/Abteilungssekretärin

27.03.2020

Abteilungssekretär/Abteilungssekretärin Sekretariat/Schwangerschaftsvertretung (Mai 2020 – April 2021)

 

An der Abteilung Madrid des Deutschen Archäologischen Instituts (DAI) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle des

 

Abteilungssekretär/Abteilungssekretärin

in Vollzeit, befristet bis zum 31.03.2021, lokal zu besetzen. Die Vergütung erfolgt außertariflich nach spanischem Tarifvertrag.

 

Der Dienstort ist Madrid.

 

Es ist beabsichtigt, das Auswahlverfahren am 22.4.2020 im DAI-Madrid durchzuführen.

 

Das DAI ist eine im Geschäftsbereich des Auswärtigen Amtes tätige Bundesanstalt und betreibt Forschungen auf dem Gebiet der Altertumswissenschaften und  seiner Nachbar-disziplinen. Mit 20 Standorten im In- und Ausland ist das DAI die größte außeruniversitäre Forschungseinrichtung auf dem Gebiet der Archäologie und der Altertumswissenschaften in der Bundesrepublik Deutschland.

 

 

Aufgabenbeschreibung

 

Der Aufgabenbereich umfasst insbesondere:

 

-       Gesamte Büroorganisation

-       Terminkalender der Direktoren

-       Organisation der Dienstreisen (Flug- und Hotelbuchungen) der                 Mitarbeiter des Instituts

 

-       Unterstützung bei der Organisation von internen und externen                 Veranstaltungen

-       Organisation und Überwachung der Belegung des hausinternen Kollegs              sowie Betreuung und erster Ansprechpartner der Gäste aus aller Welt

-       Allgemeine Büroarbeiten: Korrespondenz auf Deutsch und Spanisch,     Annahme eingehender Telefonate, Abwesenheitskalender Personal,       Ablage und Besprechungsprotokolle

-       Pflege und Bereitstellung der vorhandenen Datenbank Filemaker

-       Anlegen der Nachrichten im Event Data Manager für die Ankündigung der Abteilungsveranstaltungen auf der Homepage

 

 

Anforderungsprofil

 

Vorausgesetzt werden:

 

-       Deutsch als Muttersprache und sehr gute Spanischkenntnisse in Wort   und Schrift

-       Anwendungssichere Kenntnisse MS-Office Pakets mit Schwerpunkt        Word und Powerpoint

-       Erfahrung im Sekretariatswesen

 

Erwünscht sind:

 

-       Englisch und Französisch Kenntnisse

-       Teamfähigkeit

-       Interesse an Kultur

 

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 17.04.2020 mit Lebenslauf, Ausbildungsnachweis, qualifizierten Arbeitszeugnissen/Beurteilungen etc.

 

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.

 

Bitte senden Sie diese in deutscher Sprache und in elektronischer Form, möglichst zusammengefasst in einer PDF-Datei an folgende E-Mail Adresse

verwaltung.madrid@dainst.de

 

 

Kontakt:
DAI Madrid
Email: ingolf.krumm@dainst.de
Calle Serrano
28002 Madrid